Et si l’urgence venait un peu de nous ?

Il y a un mot que j’ai banni de mon langage, un mot en particulier qui générait dans mon cas, angoisse et pression supplémentaire.

Un mot que j’ai dû supprimer de mon vocabulaire faute de temps et d’énergie suffisante.

Imagine toi un instant en pleine activité sportive, un trek dans les Pyrénées, puis une chute et c’est l’entorse. Voilà le topo.

Alors oui c’est douloureux et handicapant, oui clairement c’est emmerdant.

Faut-il pour autant courir aux urgences à la minute près ?

Non, il n’ y a véritablement pas d’urgence. C’est important bien sûr d’aller à l’hôpital, faire une radio et se faire prescrire des anti douleurs mais rien d’urgent.

Dans notre quotidien, il est également nécessaire de faire la part des choses entre ce qui est important et ce qui est urgent.

C’est pour cela que le mot qui me fait dresser les cheveux est justement …

Urgent !!

Mais qu’est ce qu’ils ont tous à appeler des urgences … ces actions qui ne sont pas si urgentes que cela.

Alors j’ai décrété qu’en matière de boulot, rien ne serait plus urgent !

Bon sauf vraiment ce qui est urgent, et à moins d’être chirurgien, médecin ou pompier, je ne vois pas trop ce qui pourrait l’être.

Redescendre d’un cran ce sentiment d’importance et cette pression inutile.

Et en tant qu’entrepreneure et parent, clairement mon quotidien ne pourrait qu’être une suite sans fin d’urgences. Tu sais genre « Un jour sans fin » avec Tom Hanks où la même journée recommence immanquablement.

Devis à faire, cahier de correspondance à signer, newsletter à rédiger, livre de français à commander, prospects à relancer, covoiturage de basket à organiser, séminaire à animer, gouter d’anniversaire à préparer, formation à créer…

Dans le lot, nombre de sms non répondus, de mails non lus, de zappage total de l’administratif … sans parler des courses pour le diner du soir !

L’urgence à traiter n’a plus rien d’exceptionnel, il y en aura forcément encore une dizaine qui va tomber d’ici la fin de la journée.

Untel à aller chercher à l’école, la voiture en panne sur le parking, un service à rendre à la voisine, les croquettes du chat à commander etc …

Le tout étant de séparer l’important de l’urgence.

En entreprise, comme tous les entrepreneurs et les parents, on est confronté à l’urgence.

Les circuits d’informations, le cours de la bourse, les objectifs de performance, tout se lie contre le slow spirit.

Est-ce une raison pour courir encore plus vite et passer à côté de l’essentiel ?

Et pourtant on est tous appelé à gérer de nombreuses « urgences » au fil de la journée.

L’urgence, le stress, la pression : des éléments qui font tellement partie intégrante de notre quotidien qu’on pense qu’ils sont normaux, légitimes et je te dirai même importants.

Non ? Un manager pressé doit sûrement crouler sous les responsabilités ? Croyance très répandue dans les couloirs …

Mais bien souvent ils semblent insurmontables, pourtant on peut apprendre à mieux surmonter les urgences.

Dans le fond, tout est question d’organisation et de gestion des priorités.

La première urgence est de se poser pour réfléchir à froid, sans se laisser déborder par ses émotions et les conseils des autres.

Découvre mes 8 conseils, de parent et d’entrepreneure, pour gérer au mieux toutes les « urgences » au quotidien.

Un vrai travail sur soi, je t’assure 😉 car ce qu’il faut savoir est que l’urgence prend souvent racine dans des situations routinières, où toute situation nouvelle et déconcertante, est plus facile à éviter qu’à affronter.

Alors comprendre son fonctionnement permet de lutter contre le véritable fléau : les urgences permanentes.

Alors mettons à profit nos ressources, faisons appel à notre créativité pour éviter de gérer continuellement des urgences.

• CONSEIL N°1 : NE PAS CONFONDRE IMPORTANCE ET URGENCE

Retenons déjà que l’important est un choix, et l’urgence est un fait.

A partir de là, à nous d’identifier ce qui est important, sous-entendant une certaine valeur ajoutée.

L’urgent est lié à une notion de temps, et doit être finalement rester très rare.

Eliminer ou mettre de côté ce qui est « non important » relève d’un certain savoir faire qu’on peut travailler, et permet de rester focus sur ces objectifs.

Néanmoins il faut être vigilent à ne pas supprimer certaines tâches qui ne font pas parties des prérogatives majeures et qui ont pourtant un impact sur la globalité d’un projet.

Et puis il y a aussi les contributions symboliques, telle une conférence, un séminaire qui ont une importance non négligeable.

Souvent nous avons une liste de tâches à l’infini, mais dans le fond ces tâches sont-elles réellement importantes ? Simple réflexe, croyance erronée ?

L’urgence serait de se focaliser sur les tâches qui ont une réelle valeur ajoutée, et ne pas cocher des cases pour cocher des cases.

• CONSEIL N°2 : METTRE EN PLACE SON PLAN DE VOL

Suis-je bien organisé-e ? Ai-je une idée claire de mes priorités, au regard des objectifs fixés soit par la stratégie de l’entreprise, soit par la direction ?

Ce qui est donc prioritaire, ce sont les tâches urgentes et importantes, à traiter soi-même et sans délai. Les tâches importantes, mais non urgentes, doivent être programmées, faute de quoi elles deviendront elles-mêmes des urgences. Les tâches urgentes, mais non importantes, viennent ensuite. A déléguer ou à supprimer.

Comment un pilote peut-il être en mesure de réaliser son vol, sans incident technique, en respectant toutes les consignes de sécurité, gérant les conditions météologiques et la logistique passagers/bagages ?

En se préparant minutieusement avec ses équipes.

Comment un pompier, roi de l’urgence, arrive-t-il à être aussi vite sur les lieux du sinistre ? En ayant préparé son matériel à l’avance, en connaissant parfaitement les procédures, en analysant ces précédentes interventions pour s’améliorer encore.

Faire le point sur la semaine à venir est le meilleur moyen de remédier aux urgences de dernière minute.

Identifier dans un plan de vol, les rendez-vous clients, les actions « mandatory » comme rendre une présentation, un business plan et les différentes tâches selon leur niveau d’importance.

La meilleure façon d’identifier les « mandatory » est d’analyser l’impact qu’ils peuvent avoir en terme de résultat.

En fin de journée, un petit bilan des tâches accomplies de la journée et une mise à jour du plan de vol est tout bénéf.

Petite liste d’actions quotidienne que j’utilise systématiquement, mixant ainsi les activités professionnelles et personnelles.

Une fois vos priorités posées sur le papier, il est important de conserver 20 à 30 % de temps libre, oui c’est riche, mais c’est la seule manière de traiter les imprévus et de laisser entrer une certaine légèreté dans votre quotidien.

Ce sont justement ces imprévus qui vont permettre d’avancer sur un dossier mis de côté. Une rencontre impromptue qui peut apporter les clés de votre problématique. Par le simple fait de ne pas courir, de prendre son temps, on laisse de l’espace aux autres et on se révèle plus accessible.

Côté bonnes habitudes à prendre, débrancher son alerte de messagerie, pour ne pas être contaminer par ce sentiment d’urgence et gardons nous seulement un créneau le matin et un autre l’après-midi pour consulter nos mails.

Deuxième bonne habitude, garder une marge de manœuvre. Il est toujours bien plus confortable de ne pas courir entre deux rendez-vous. Temps de transport, retard, inutile de saturer son agenda inutilement.

• CONSEIL N°3 : PREVOIR DES COUPURES

Le plus efficace pour rester impassible à ce sentiment d’urgence (qui est attention très contagieux) est de se planifier des pauses dans la journée.

Bookez les d’ores et déjà dans votre agenda en ligne pour que personne ne puisse vous caler une réunion au moment de votre running.

Je t’invite à aller jeter un œil sur cet article qui t’explique pourquoi le fait de faire des pauses permet de passer à l’action de manière plus efficace.  A lire ici

• CONSEIL N°4 : PASSER A L’ACTION

Priorités repérées, bien enregistrées dans l’agenda, il est temps de passer à l’action pour avancer. Mais avant tout, reprenons le contrôle de nos actes.

Qui nous a fixé cette exigence de rendre notre dossier pour demain matin ?

Si finalement nous sommes la seule personne à nous mettre la pression, et bien reprenons notre souffle.

Si inversement rendre vos dossiers plus vite vous fait du bien, ne vous privez pas.

Dans ce sens, une étude a démontré que le sentiment d’anxiété et d’enthousiasme est très semblable, brûler l’énergie nous aide donc à prendre le contrôle. Donc bouger permet de baisser ce sentiment « d’urgence ».

• CONSEIL N°5 : ANTICIPER AU MAXIMUM

Puisque je ne sais pas quand une « urgence » aura lieu, pour ne pas me retrouver coincée et finalement stresser de ne pas pouvoir avancer, j’anticipe … dans la mesure du possible.

Eviter le fameux « la veille pour le lendemain » est une règle à vraiment mettre en place pour une tranquillité d’esprit à toutes épreuves.

Une échéance importante programmée ? Avancer un petit peu sur le dossier chaque jour, permet de ne pas faire monter la pression, et cerise sur le gâteau, c’est l’occasion d’affiner son analyse en laissant « mijoter » à feu doux.

La meilleure manière de se laisser la possibilité d’apporter la touche finale à la dernière minute.

• CONSEIL N°6 : NE PAS TRAITER UN PROBLEME DES QU’IL ARRIVE

Traiter un problème dès son apparition, est le meilleur moyen d’être à côté de la plaque. Travailler dans la précipitation entraîne généralement son lot d’erreurs.

Ordre et contre ordre, laisser un certain laps de temps passé permet d’éviter de perdre du temps inutilement.

Laisser un peu de temps et d’oxygène, c’est le meilleur moyen d’aller droit au but et de trouver une solution adaptée.

• CONSEIL N°7 : SAVOIR DIRE NON AUX SOLLICITATIONS

Et laisser la place à un Oui de dernière minute si vous avez finalement achevé vos tâches prioritaires.

Un cadre bien clair sera ainsi correctement mis en place pour ne pas papillonner de tâche en tâche.

Chacun doit être responsable de son organisation et ne pas dépendre systématiquement des sollicitations extérieures, manager ou collègues.

• CONSEIL N°8 : RESISTER A L’HYPERACTIVITE

Pas utile de se sentir débordé-e, pour se donner plus d’importance.

Cette fringale d’activité, nous éloigne de l’essentiel et nous perd.

Croyance erronée, certaines personnes se mettent la pression toutes seules, parce que dans leur esprit, être rapide et réactif, c’est être professionnel.

Et si l’urgence venait aussi un peu de nous ?

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Olivia LH

Coach professionnel, mentor et auteure, Olivia Lans Hebrard accompagne l'Humain et transforme les organisations. Experte en transition managériale, sa mission consiste à accompagner les organisations autour du sens, de la performance, du développement et du mieux être au travail. Elle accompagne les structures dans le déploiement optimal de leur énergie et facilite l’émergence de projets qui font sens. S'il fallait tirer un fil conducteur, cela serait celui de la Créativité ! Son expertise, l'art de rendre visible ce qui est invisible dans les organisations, et permettre ainsi de retrouver énergie et sens pour rendre faisable des projets titanesques. Experte en transition managériale et spécialiste en coaching systémique avec les constellations d'organisations, elle accompagne depuis plusieurs années de nombreux entrepreneurs, managers et dirigeants dans leurs défis. Sa mission : accompagner en tant que coach les organisations à retrouver de l'énergie et du sens pour construire des solutions créatives aux challenges de demain et mieux gérer leurs relations interpersonnelles